TOP 8 cech firmy zarządzającej najmem, które powinnaś sprawdzić

0

Po lekturze tego wpisu być może inaczej spojrzysz na ofertę firm zarządzających najmem. Jeżeli zastanawiasz się nad tym, jak wybrać firmę zarządzającą – ten wpis jest dla Ciebie.

Zarządzanie najmem to nowa, wąska nisza na rynku nieruchomości. Jeszcze w 2015 roku na rynku było niewiele firm oferujących tę usługę, ale duże zainteresowanie inwestycjami w mieszkania na wynajem spowodowało, że obecnie usługę zarządzania oferuje niemalże każde biuro nieruchomości. Nadal  jest niewiele firm, które zajmują się tylko zarządzaniem i traktują to jako swój jedyny, główny biznes. 

W związku z tym, że zarządzanie najmem nadal jest postrzegane jako nowa usługa na polskim rynku brakuje standardów obsługi oraz tego, co zawiera się w “zarządzaniu”.

Czy jest to zarządzanie najmem, czy zarządzanie mieszkaniem na wynajem? Gdzie jest granica? Jakie usługi są “w cenie”, a za co powinno się płacić dodatkowo?  Zapraszam do zapoznania się z 8 cechami firmy, której oferta jest godna rozważenia.

Najważniejsza 8:

  1. Lokalna.

Firma lokalna posiada wiele cech, które są korzystne dla Właściciela mieszkania na wynajem.
a) Lokalność można rozumieć jako obsługę najmu w danym mieście lub dzielnicy. Dzięki temu, że firma jest lokalna doskonale zna rynek oraz w nagłych sytuacjach szybko może zareagować poprzez szybki dojazd do mieszkania. 
b) Rynek najmu jest bardzo dynamiczny i różni się w poszczególnych dzielnicach, dlatego małym, lokalnym firmom łatwiej być na bieżąco.
c) Cały zespół jest na miejscu, co ułatwia komunikację i dostęp do bieżących informacji o mieszkaniu. 
d) Struktura takiej firmy jest płaska, co zapewnia szybka komunikację.

2. Forma prawna – działalność gospodarcza prowadzona w formie Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy Jednoosobowej Działalności Gospodarczej.

Zarządzanie najmem jest związane z powierzeniem komuś swoich pieniędzy (w momencie zapłaty czynszu przez najemcę pieniądze są Twoje, ale znajdują się na koncie firmy zarządzającej)
Czynsze z najmu oraz kaucja zwykle są na koncie firmy zarządzającej, dlatego powinny być bezpieczne w razie nieoczekiwanych sytuacji życiowych osoby prowadzącej taką firmę. 

Co może się wydarzyć?
a) Śmierć właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej.
W takiej sytuacji przestaje istnieć firma zarządzająca, a Twoje pieniądze są zablokowane na koncie i czekają na postępowanie spadkowe. Jeżeli Twoim mieszkaniem zarządza firma w formie jednnosobowej działalności gospodarcze (JDG), sprawdź w CEIDG czy ta firma posiada zarządcę sukcesyjnego- to może uchronić Twoją płynność w kryzysowej sytuacji. Więcej informacji znajdziesz tutaj. https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zamykanie-firmy/chce-zakonczyc-dzialalnosc-jednoosobowa/zarzad-sukcesyjny-ulatwienie-w-przekazywaniu-firmy-nastepcom

b) Komornik. Jeżeli z jakiegoś powodu (prywatne długi, nieopłacony mandat, inne, czasami błahe sprawy) komornik, Urząd Skarbowy albo ZUS zablokuje prywatne Właściciela firmy, automatycznie są blokowane również konta firmowe (bo w JDG konta firmowe są połączone z osobą fizyczną) Powoduje to sytuację, w której prawdopodobnie nie odzyskasz w szybkim czasie swoich pieniędzy.

W przypadku Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prywatne problemy Właściciela firmy, a nawet jego śmierć nie mają wpływu na Twoje pieniądze. Firma posiadająca osobowość prawną nadal istnieje, a komornik, US czy ZUS mogą blokować konta spółki tylko w sytuacji, gdy problemy dotyczą Spółki, a nie prywatnych spraw Właścicieli.

3. Zatrudnia kilka osób, które mogą się uzupełniać

Na rynku istnieje wiele firm jednoosobowych, w których wszystko robi właściciel. Biorąc pod uwagę, że robiąc coś nie możemy w tym samym czasie robić czegoś innego, powoduje to problemy w zarządzaniu. Doba ma tylko 24 godziny, a efektywnie pracować można przez 8 do 10 godzin (wiem, że takie osoby potrafią pracować po 12-14 godzin, ale nie jest to tematem tego wpisu)
Zatem, jeżeli Właściciel publikuje ogłoszenia aby wynająć mieszkanie, to nie może w tym czasie obsługiwać awarii. Jeżeli obsługuje awarie, to nie może w tej chwili pokazać potencjalnym najemcom Twojego mieszkania itp. Jeżeli zachoruje albo jedzie na wakacje, to zarządzanie Twoim mieszkanie też jedzie na wakacje (czyli go nie ma, albo jest przekazane przypadkowej osobie, aby odebrała telefon w razie potrzeby)

Powierzając mieszkanie firmie zatrudniającej kilka osób masz pewność, że pracownicy mogą się między sobą wymieniać obowiązkami, a w razie wyjazdu lub choroby jednej z nich są inni, nieprzypadkowi ludzie, którzy mogą zadbać o Twoje mieszkanie.

4. Posiada biuro
“Nie posiadamy biura dlatego jesteśmy tańsi niż inne firmy, ponieważ nie mamy dodatkowych kosztów”. Podobnie brzmiące wpisy można spotkać na stronach firm zarządzających. Bardzo często są zarejestrowane i prowadzone w prywatnych mieszkaniach właścicieli tych firm. 

Zasadniczo nie ma w tym nic złego, ponieważ jest to zgodne z prawem i może być wygodne.
Niesie jednak za sobą zagrożenia, o których zwykle nie myślimy:

  • jak przechowywane są dokumenty (umowa najmu, gdzie są Twoje dane i dane najemców, faktury za naprawy i media, akty notarialne i inne, klucze do mieszkania). W zamykanych szafkach zgodnie z RODO, czy pod łóżkiem w sypialni, ponieważ tylko tam było miejsce (pokój dziecięcy jest zajęty przez dokumenty rodzinne)
  • czy dokumenty są bezpieczne i nie ulegną zniszczeniu/ uszkodzeniu?
  • czy jeżeli będziesz potrzebował szybko odebrać dokumenty, dobrze będziesz się czuł wchodząc do czyjegoś mieszkania (o ile właściciel nie wyjechał na urlop)
  • gdzie znajdują się klucze do mieszkań, jeżeli taka firma posiada pracowników pracujących zdalnie? Jeżeli mieszkania obecnie są puste i trwają poszukiwania najemców, to naturalnym jest, że jeden komplet kluczy będzie u osoby prezentującej mieszkania. A gdzie reszta kluczy? Czy jeżeli mieszkanie się wynajmie, to wszystkie klucze są w mieszkaniu pracownika (agenta nieruchomości) czy w mieszkaniu zarządcy? A jeżeli w czasie trwania najmu są w mieszkaniu zarządcy, którego wyjechał, a pracownik je potrzebuje, to czy pracownik posiada klucze do prywatnego mieszkania swojego szefa? Takie pytania mogą się nasuwać tylko wtedy, gdy realnie odczuliśmy skutki takiej sytuacji.
  • możesz przyjść zapytać, porozmawiać i uzyskać informacje. Przez telefon również, ale czasami łatwiej coś załatwić będąc na miejscu.
  • biuro to koszty, zatem zwykle sytuacja firmy posiadającej biuro jest stabilna finansowo i rozwojowa. Po wyglądzie biura można się dowiedzieć, jak firma dba o mieszkania i jakie ma poczucie estetyki (które przecież bezpośrednio wpływa na jakość obsługi Twoich mieszkań)
  • najemcy mogą przyjść do biura i załatwić sprawy związane z Twoim mieszkaniem. Nie trzeba się umawiać w kawiarniach, restauracjach – firma zarządzająca to Twój pełnomocnik, zatem świadczy to również o Tobie.
  • wszystko załatwisz w jednym miejscu, w biurze są wszystkie informacje dotyczące Twojego mieszkania.

    5. Oferuje kompleksową obsługę
    Zarządzanie najmem to stosunkowo nowa usługa na polskim rynku nieruchomości, dlatego brak jednoznacznie określonego zakresu działań, które mieszczą się w takiej usłudze.

    Zarządzanie najmem powinno być usługą kompleksową, dzięki której Właściciel jest odciążony ze wszystkich spraw związanych z posiadanym mieszkaniem. W ramach zarządzania najmem można oczekiwać zarządzania mieszkaniem na wynajem, co oznacza nie tylko prace przy znalezieniu najemcy i jego obsłudze, ale opiekę nad mieszkaniem, gdy jest puste lub wymaga prac remontowo-serwisowych. 

Pełne zadowolenie z firmy zarządzającej jest wtedy, gdy najemcy nie posiadają danych kontaktowych do właściciela mieszkania, a co za tym idzie, mogą się kontaktować tylko z pracownikami firmy zarządzającej najmem. Czas dla rodziny i czas na pracę to jedne z głównych motywacji przy oddaniu mieszkania firmie zarządzającej. Czasami usługą zarządzania jest nazywana usługa administrowania. Sądzę, że należy to rozdzielić, ponieważ jest różnica pomiędzy zarządca a administratorem. Główne rozróżnienie zawiera się w tym, że administrator działa tylko na zlecenie zarządcy (lub Właściciela mieszkania). Zarządca natomiast sam podejmuje decyzje i inicjuje kontakt z Właścicielem w celu uzyskania akceptacji dla pewnych działań.
W praktyce przejawia się to tym, że część firm proponujących zarządzanie w rzeczywistości jest tylko administratorem, czyli działa jedynie na zlecenie Właściciela mieszkania. Często jest to absorbujące dla Właściciela, a w przypadku ograniczonego kontaktu (wakacje, choroba, inne obowiązki) administrator nie podejmuje działań.

6. Posiada ubezpieczenie OC Zarządcy

Zarządzanie najmem to młoda specjalizacja na rynku nieruchomości. Nadal trwają prace nad tym, czy zarządzanie powinno być specjalizacją w pośrednictwa czy zarządzania nieruchomościami. Wszystko wskazuje na to, że zarządzaniu najmem bliżej do zarządzania nieruchomościami niż pośrednictwu (chociaż pośrednictwo w znalezieniu najemców to jeden z etapów zarządzania najmem).

Aby zarządzać nieruchomościami lub być pośrednikiem:
– należy prowadzić działalność gospodarczą (w formie JDG lub Spółki)

  • należy posiadać ważne ubezpieczenie OC Zarządcy lub Pośrednika
  • nie trzeba posiadać licencji (zarządca i pośrednik są na tzw. liście zawodów uwolnionych)

    7. Zatrudnia ludzi na stałe, a  nie dorywczo

Motto, które pozwoliło Panu Dariuszowi Miłkowi zostać królem polskich butów i jednym z najbogatszych Polaków – CCC (Cena Czyni Cuda) sprawdza się również w innych branżach. Warto jednak wziąć pod uwagę, że nie zawsze najtaniej oznacza najlepiej. W praktyce chodzi o wynagrodzenia dla osób pracujących przy wynajmie i serwisie mieszkań. Trudno jest wyszkolić sezonowych pracowników, pokazać im niuanse weryfikacji najemców. O ile wynajmując pokoje (wynajem mieszkań na pokoje) ryzyko nieuczciwego i nierzetelnego najemcy jest niskie (zwykle młodzi ludzie wynajmujący tylko pokój), to wynajem całego mieszkania jest już bardziej ryzykownym przedsięzwięciem. Wynika to głównie z wysokości czynszu najmu oraz praw, jakie posiadają najemcy mieszkań. Wraz z podpisaniem umowy najmu i wydaniem mieszkania w posiadanie, realnie Właściciel mieszkania traci swoje mieszkanie – ma do niego bardzo ograniczone prawo.
Dlatego tak ważna jest weryfikacja najemcy, a w przypadku problemów z lokatorem – szybka reakcja. Niskie pensje to główna przyczyna dużej rotacji w branży nieruchomości, a podwyżka płacy minimalnej przy braku podwyżej czynszów najmu sprawia, że coraz trudniej o długoterminowych praciwników.
Warto zwrócić uwagę, czy firma posiada stały personel czy tylko zatrudnia dorywczo w szczycie sezonu.

8. Pobiera wynagrodzenie tylko od Ciebie

Na polskim rynku nieruchomości jest kilka modeli wynagrodzenia. 

  1. Wynagrodzenie od Sprzedającego (wynajmującego czyli właściciela)
  2. Wynagrodzenie od kupującego (najemcy) 
  3. Od obu stron transakcji

Z punktu widzenia właściciela mieszkania na wynajem najlepiej byłoby, gdyby Pośrednik pobierał wynagrodzenie tylko od niego (czyli od Właściciela mieszkania). Nie jest najtańsza opcja (pozornie najtańszą opcją jest ta, w której wynagrodzenie płaci Najemca), ale patrząc długofalowo wydaje się być najbardziej odpowiednią, ponieważ:

  • pośrednik pobiera wynagrodzenie od osoby, którą reprezentuje, zatem reprezentuje interesy Właściciela mieszkania
  • może współpracować z innymi pośrednikami, ponieważ oni pobierają wynagrodzenie od osób, które reprezentują (czyli Najemców)
  • może promować mieszkanie bez prowizji, zatem trafia do 100% najemców szukających mieszkania. Tylko 40% Najemców chce płacić prowizję pośrednikowi.

Mam nadzieję, że powyższe było wartościowe i wniosło nowy punkt widzenia. Rynek jest pełen małych i dużych firm, zatem wybór jest coraz bardziej trudny.

Z życzeniami wysokich czynszów najmu
Józef Kajta

Brak Komentarzy